Trimmaa toimintakertomus kuntoon!

Taloyhtiön toimintakertomuksen trimmaaminen osaksi viestintää 

Taloyhtiön toimintakertomus on paljon enemmän kuin pelkkä ”taloyhtiön veroilmoitus”. Sen tulisi kertoa nykyisille ja tuleville osakkaille, mihin taloyhtiön varoja on käytetty ja miten kiinteistöä ja taloutta on hoidettu.

Toimintakertomuksen laadintaa ei ole hyvä jättää yksin isännöitsijän harteille. Hallituksella on päätösvalta siihen, mitä toimintakertomuksessa kerrotaan. Hallituksen kannattaa osallistua aktiivisesti toimintakertomuksen laadintaan etenkin siltä osin, mitä edellisessä toimintakertomuksessa on käsitelty ja miten se toimii jatkumona tai pohjana seuraavan vuoden toimintaan. Näin toimintakertomus toimii tärkeänä työkaluna asioiden edistämisessä, eikä pelkästään taloyhtiön toimintahistorian kirjaamisena ja tapahtumisen toteamisena.

Toimintakertomukselle ole minimivaatimuksia, mutta ainakin seuraavat asiat siinä olisi hyvä esittää:

• Taloyhtiön perustiedot ja osakkeiden arvoon vaikuttavat olennaiset seikat.
• Mitä asioita päätettiin ja mitä asioita on edistetty viimeisen vuoden aikana?
• Katsaus kiinteistön kunnosta ja tarvittavista korjaustöistä tai remonteista. Mitä remontteja on edistetty ja mitä on syytä edistää?

Kulutuskatsaus todellisen kulutuksen mukaan. Kulutuslukemat on syytä analysoida ymmärrettävästi, jotta kulutuksen kehitystä pystyään vertailemaan pidemmällä aikavälillä. Toimintakertomuksessa tulisi kertoa, mistä kulutuspiikit johtuvat ja mitä niille voidaan tehdä tai on jo tehty.

Mitkä asiat jäivät kesken ja jäävät siten seuraavan vuoden tehtäviksi? Näihin on myös syytä palata seuraavassa toimintakertomuksessa eli miten asiat hoidettiin kuntoon.

Mitä energiatehokkuuteen liittyviä asioita on tehty ja mitä on parannettu? Mitä pitää tehdä seuraavana vuonna?

HAASTE: Tarkastele tilinpäätöstä sellaisen osakkaan silmin, joka ei ymmärrä taloyhtiön hallinnosta mitään. Kertoisiko tämä dokumentti sinulle tarpeeksi taloyhtiön energiankulutuksesta ja tavasta hoitaa asioita?

Taloyhtiön toimintakertomusta voidaan myös höystää vertailutiedoilla, jos niiden saaminen on mahdollista esimerkiksi samanikäisen ja tekniikaltaan samanlaisen naapuritaloyhtiön kulutuksesta. Eri taloyhtiöiden kannattaa tehdä yhteistyötä ja vaihtaa tietoja, sillä se hyödyttää kaikkia. Hallitus voi myös kysyä isännöitsijätoimistolta löytyykö vertailutietoa samantyyppisistä taloyhtiöistä.