Taloyhtiön asiakirjat työkaluina muutokselle

Oletko tullut ajatelleeksi, että taloyhtiön hallinnolliset asiakirjat voisivat toimia työkaluina ilmastonmuutokseen sopeutumisessa? Olemme koonneet taloyhtiöille työkalupakin, joka sisältää päivitetyt taloyhtiön dokumenttipohjat. Niissä huomioidaan sääilmiöiden vaikutukset kiinteistön kunnossapitoon ja varautumiseen. Kun hallituksen ja yhtiökokousten asiakirjoihin sisällytetään ilmastonäkökulma, siitä tulee osa taloyhtiön johtamisen arkea.

Hallituksen kokouksiin on hyvä valmistautua selkeällä kokousagendalla, jonka avulla voidaan keskustella ja tehdä päätöksiä kaikista taloyhtiötä koskevista asioista. Kokousagenda on esityslista, joka toimii usein valmiina pohjana, johon lisätään kokouksessa käsiteltävät aiheet.

Jotta ilmastonmuutoksen vaikutukset tulevat huomioiduiksi, kannattaa esityslistaan lisätä vakioaiheeksi sään ja ilmaston aiheuttamat muutokset kiinteistön kuntoon. Näin voidaan seurata esimerkiksi poikkeuksellisten sääilmiöiden vaikutuksia rakenteisiin ja huomioida ne tulevissa huolto- ja korjaustarpeissa.

Hallituksessa voidaan nimetä myös vastuuhenkilöitä, jotka kukin vuorollaan kertovat heidän vastuualueidensa tilanteen. Tällaisia vastuuhenkilöitä ovat mm.

Verkkokurssin materiaalista löydät mallipohjan esityslistaan, johon nämä ilmastonmuutokseen liittyvät näkökulmat on valmiiksi sisällytetty.

Toimintakertomuksessa kuvataan, mitä taloyhtiössä on tapahtunut tilikauden aikana ja millainen on yhtiön taloudellinen tilanne. Siinä tuodaan esille myös tilikauden aikana tapahtuneet korjaustyöt. Useimmiten korjaustöiden syitä ei kuitenkaan pohdita tarkemmin. Ilmastomallinen tilinpäätös ja toimintakertomus tarjoaa mahdollisuuden havaita vahingot, jotka ovat sääolosuhteiden aiheuttamia. Lisäksi siinä voidaan avata, kuinka ilmastonmuutoksen sopeutumisella saataisiin tehtyä sellaisia toimia, ettei vahinko tai korjaustarve uusiudu.

Ilmastonmuutoksen huomioiva tilinpäätös varmistaa, että ilmastoriskit ja niihin varautuminen tulevat käsitellyksi yhtiökokouksissa. Siihen sisällyttää oma kohta, jossa käsitellään riskit ja yhtiökokouksen päätökset sekä hallituksen toimet ilmastoriskien hallinnasta.

Verkkokurssin materiaalista löydät mallipohjan, johon ilmastonmuutokseen sopeutuminen on valmiiksi sisällytetty.

Taloyhtiön strategia määrittelee yhteiset suuntaviivat sille, mihin yhtiössä pyritään. Strategia on vapaaehtoinen dokumentti eikä se velvoita taloyhtiöitä juridisesti. Se toimii kuitenkin ohjenuorana päätöksenteossa ja auttaa hallitusta toimimaan johdonmukaisesti.

Strategiaan kannattaa sisällyttää linjaukset siitä, miten taloyhtiö varautuu sään ääri-ilmiöihin. Ilmastomallinen strategia linjaa sopeutumisen kannalta keskeisimpiä tavoitteita sekä hallituksen että asukkaan näkökulmasta. Näin sekä taloyhtiön hallitus että asukkaat tietävät vastuunsa ja velvollisuutensa sekä suunnan, johon taloyhtiössä pyritään.

Verkkokurssin materiaalista löydät mallipohjan, johon ilmastonmuutokseen sopeutumisen näkökulmia on esimerkinomaisesti sisällytetty.

Pitkän tähtäimen suunnitelma eli PTS on työkalu taloyhtiön hallitukselle kiinteistönpidon suunnitteluun, mutta se ei ole pakollinen asiakirja. PTS perustuu asiantuntijan laatimaan kuntoarvioon ja antaa kokonaiskuvan kiinteistön kunnosta, tulevista korjaustarpeista sekä arvioiduista aikatauluista ja kustannuksista. Suunnitelmaa päivitetään tyypillisesti noin kymmenen vuoden välein.

Koska PTS katsoo pitkälle tulevaisuuteen, siinä tulisi huomioida myös ilmastonmuutoksen vaikutukset kiinteistöön. Esimerkiksi lisääntyvät rankkasateet, hellejaksot ja pakkasrapautuminen voivat vaikuttaa korjaustarpeisiin ja aikatauluihin. Riskien ennakointi auttaa tekemään kestävämpiä ja taloudellisempia päätöksiä.

Oikea-aikaiset ja oikein kohdennetut huollot ja korjaukset ovat keskeinen osa sopeutumista. Ideaalitilanteessa kuntoarviossa määritellään paitsi rakenteiden nykytila ja korjaustarve, myös se, miten muuttuvat sääolot voivat vaikuttaa rakenteiden kestävyyteen. Näin peruskorjaukset voidaan toteuttaa ennakoivasti ja kustannustehokkaasti. Samalla asuinmukavuus ja -turvallisuus paranee, mikä voi myös kasvattaa taloyhtiön arvoa. Ilmastomallinen PTS tukee taloyhtiön strategiaa ja toimii hyvänä pohjana kunnossapitotarveselvitykselle.

Verkkokurssin materiaalista löydät ilmastoriskiohjeen, jossa ilmastonmuutokseen liittyvät näkökulmat on otettu huomioon.

Kunnossapitotarveselvitys eli KPTS on lakisääteinen asiakirja, joka kokoaa taloyhtiön seuraavan viiden vuoden kunnossapitotarpeet. Se auttaa osakkaita varautumaan tuleviin korjauksiin, jotka voivat vaikuttaa esimerkiksi vastikkeisiin. KPTS päivitetään vuosittain ennen yhtiökokousta ja käsitellään kokouksessa.

KPTS:n laatimisessa hyödynnetään pitkän tähtäimen suunnitelmaa (PTS) ja kuntoarviota, jotka hallitus laatii yhdessä isännöitsijän kanssa. Kiinteistökierros teknisen asiantuntijan kanssa auttaa tarkentamaan tilannekuvaa.

Taloyhtiön viestintä asukkaille on tärkeä osa ilmastonmuutokseen sopeutumista. Johdonmukainen ja selkeä tiedottaminen auttaa asukkaita ymmärtämään, millaisia toimenpiteitä hallitus tekee kiinteistön ylläpidossa muuttuvien sääolojen varalta. Samalla viestinnässä voidaan tuoda esiin konkreettisia vinkkejä, joiden avulla jokainen asukas voi omalta osaltaan tehdä asumisestaan mukavampaa ja turvallisempaa muuttuvassa ilmastossa. Käytä vapaasti viestintäpohjia, jossa on muokattavat mallitiedotteet helteen, sateiden, hulevesien ja kosteuden, lumen ja liukkauden sekä ilmanlaadun viestintään.