Taloyhtiöstrategia ja viestintä
Pitkäjänteinen kiinteistön elinkaaren hallinta onnistuu parhaiten, kun käytössä on taloyhtiöstrategia, jossa määritellään selkeät linjaukset taloyhtiön kehityksen tavoista ja suunnasta.
Taloyhtiöstrategia on yleensä muutaman sivun mittainen tiivis asiakirja, joka kiteyttää omistajien ja käyttäjien tavoitteet kiinteistön ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Yhdessä ja avoimesti laaditun strategian myötä osakkaat ja asukkaat ovat tietoisia yhtiön tilanteesta ja tavoitteista. Myös asunnon ostajan on helppo nähdä strategiasta, millaiseen yhtiöön on muuttamassa tai tekemässä sijoitusta. Hyvin laadittu taloyhtiöstrategia, yhdessä asunto-osakeyhtiölain edellyttämän kunnossapitotarveselvityksen (KPTS) kanssa, tukee pitkäjänteistä kunnossapitoa ja helpottaa yhtiön päätöksentekoa.
Strategian laadinta alkaa yleensä siitä, kun hallitus päättää käynnistää strategian laatimisen tai kun osakkaat käynnistävät keskustelun strategiasta esimerkiksi yhtiökokouksessa. Osakkaiden kannattaa ottaa isännöitsijä mukaan tukemaan ja avustamaan strategian laatimisessa. Strategian hyväksyminen ja siihen sitoutuminen edellyttävät, että osakkaat ovat päässeet osallistumaan sen tekoon valmistelun eri vaiheissa ja että se noudattaa osakkaiden yhteisiä näkemyksiä. Tämän vuoksi taloyhtiön viestinnän ja vuorovaikutuksen onnistuminen vaikuttaa merkittävästi strategian toteutumiseen ja siihen sitoutumiseen.
Taloyhtiöviestintä
Energiaekspertti voi osallistua aktiivisesti viestintään koko vuoden aikana ja tätä kautta motivoida asukkaita energiatehokkuuteen. On tärkeää kertoa energiankulutuksen vaikutuksista taloyhtiön kustannuksiin sekä asukkaiden mahdollisuuksista vaikuttaa siihen. On myös hyvä muistuttaa asukkaille kuuluvista vastuista kuten lämmityspattereiden oikeista käyttötavoista ja ilmanvaihtoventtiilien puhdistamisesta.
Viestintä on tärkeä hallituksen työkalu, jolla on monenlaisia etuja. Se muun muassa
- Vähentää epätietoisuudesta johtuvia huhuja, epäselvyyksiä ja riitoja.
- Tuo osakkaille ja asukkaille mahdollisuuden osallistua taloyhtiön päätöksentekoon aktiivisemmin.
- Lisää aktiivisuutta ja tyytyväisyyttä
- Helpotta remonttien ym. muutosten sujuvuutta
- Lisää tietoa omasta vastuusta taloyhtiössä ja energiatehokkaista toimintatavoista
Eri tilanteissa tarvitaan erilaista viestintää ja hallituksen on hyvä miettiä, millaista viestintä tarvitaan. Ainakin seuraava asiat olisi hyvä käydä läpi ja sopia yhdessä hallituksen ja isännöinnin kanssa:
- Kenelle viestitään
- asukkaat ja osakkaat, huolto, isännöinti
- Mitä kautta viestitään
- asukaskirjeet, sähköposti, some, ilmoitustaulu, diginäyttö…
- Kuka vastaa viestinnästä ja esim. hallinnoi somekanavia
- Mitä asioita viestitään
- Yhtiökokousviestintä
- Korjaushankeviestintä
- Viestintä yllättävissä poikkeustilanteissa ja turvallisuusviestintä
- Hallituksen ja isännöitsijän välinen viestintä
- Tilikauden aikainen viestintä asukkaille ja osakkaille
Vinkki: kirjatkaa hallituksen järjestäytymiskokouksessa, kuka vastaa mistäkin, esim. viestintävastaava, energiaekspertti, kiinteistövastaava.Hyödyntäkää valmiita mallipohjia sekä viestinnän verkkokurssin vinkkejä ja kattavia materiaaleja.